8 raisons d’éviter Excel et Cie.

Les avantages d'une base de données

Les tableurs ne sont pas des bases de données. Arrêtez de les utiliser comme tel.
Excel, Numbers et Spreadsheet sont certainement d'excellents outils, mais vous devez les utiliser comme n'importe quel autre outil pour ce pour quoi ils ont été conçus. Nous voulons vous faire prendre conscience des risques et des limites de ces feuilles de calcul et vous présenter une très bonne alternative.

Les limites d'Excel, Numbers, Spreadsheet et autres

Voici quelques arguments et raisons pour lesquels vous devriez utiliser une base de données.

1. Le volume des données

Les tableurs ne sont plus limités à 65 000 lignes (ancien fichier Excel .xls), mais il y a toujours une limite. Selon Microsoft, Excel limite le nombre total de lignes d'une feuille de calcul à 1’048’576 et le nombre total de colonnes à 16’384. Et il y a quelques autres maximums à prendre en compte, dont certains sont curieusement spécifiques.

• Les cellules peuvent contenir jusqu'à 32'767 caractères.
• Chaque fiche peut contenir jusqu'à 65'530 liens.
• La date la plus ancienne que vous pouvez fixer pour les calculs est le 1er janvier 1900.
• La date la plus éloignée dans le futur que vous pouvez utiliser pour les calculs est le 31 décembre 9999.
• Les graphiques peuvent contenir des données provenant de 255 feuilles de calcul au maximum.

Google Sheets a également ses limites : une feuille de calcul peut comporter un total de cinq millions de cellules, et vous ne pouvez pas importer des cellules de plus de 50’000 caractères.

La grande majorité des feuilles de calcul que vous créez n'atteindra jamais ces chiffres. Mais certains le feront, et c'est probablement une bonne idée de commencer à penser à passer à une base de données bien à l'avance, pour toutes sortes de raisons. Passons en revue certaines des différences entre les bases de données et les tableurs.

2. Vue - Facilité d'utilisation - convivialité

Les tableurs vous montrent tout, tout le temps, partout.

Ouvrez une feuille de calcul et vous verrez tout - du moins tout ce qui figure sur la feuille de calcul actuelle. C'est parfois très bien, jusqu'à ce que la quantité de données augmente trop et que votre ordinateur s'arrête. Si vous n'avez pas de superordinateur, cela se produit bien avant que vous n'atteigniez les limites mentionnées ci-dessus - surtout si vous avez un paquet de formules et de scripts en cours d'exécution.

Les bases de données, quant à elles, stockent les données en coulisses. Elles ne chargent que ce dont vous avez besoin quand vous le demandez. Ceci signifie que vous n'entendrez pas le ventilateur de votre ordinateur portable ronronner chaque fois que vous devez récupérer un enregistrement particulier. Si vous n'arrivez plus à tirer quoi que ce soit de valable de l'examen de votre table, vous devriez probablement créer une base de données pour cette tâche.

3. Trier et filtrer

Les tableurs ne sont pas bons pour filtrer ou faire des requêtes.

Les tableurs offrent certaines capacités de filtrage et d'interrogation, mais il y a quelques réserves. Par exemple, si vous voulez voir les données dans un ordre particulier, vous devez généralement apporter des modifications à la feuille elle-même.

Les bases de données, quant à elles, permettent des requêtes et des rapports vraiment spécifiques et rapides sans affecter les données. C'est une façon beaucoup plus propre de récupérer des données. Si vous devez régulièrement organiser les données de différentes manières, une base de données est un meilleur choix.

4. Cohérence des données

Les tableurs ne fournissent pas de validation des données par défaut - c'est-à-dire que lorsqu'une colonne est ajoutée pour la première fois, vous pouvez saisir ce que vous voulez, où vous voulez.

Parallèlement, les bases de données permettent d'assurer l'intégrité des données : le système vérifie si les données que vous saisissez ont un sens ou non. Contrairement aux feuilles de calcul, cette fonction est intégrée à l'installation elle-même. Lorsque vous ajoutez une colonne à une base de données, vous spécifiez le type de données attendues et les contraintes ainsi que le nom de la colonne. Dans le cas de l'âge, cela signifie qu'il faut vérifier les données pour obtenir un nombre réel. Cela peut vous éviter bien des maux de tête.

Voici un tableau qui illustre cette incohérence. 

Excel ne vous avertira pas que les enregistrements sont incorrects ou manquants. Avec une grande quantité de données, de tels événements ne peuvent être exclus.

5. Les bases de données sont plus efficaces pour établir des connexions

C'est un peu technique, mais les feuilles de calcul sont en quelque sorte statique. Chaque tableur et chaque feuille de calcul sont plus ou moins séparés l'un de l'autre. Vous pouvez changer cela avec des formules en tirant des informations d'ailleurs, mais cela ne change pas le fait qu'il s'agit d'entités distinctes.

Les bases de données sont généralement relationnelles par défaut. Cela signifie que vous pouvez mettre à jour une donnée à un endroit, tandis qu'elle est automatiquement mise à jour à tous les autres endroits.

6. Utilisation simultanée des données

 Une feuille de calcul ne peut être modifiée que par une seule à la fois. Une fois la feuille de calcul ouverte, aucun autre utilisateur ne peut l'ouvrir et saisir des données.

7. Acquisition automatique de données, accès automatique à un ensemble de données correct

Avec une solution comme Ninox, vous pouvez utiliser une tablette ou un smartphone pour lire le code QR et le code-barres et insérer automatiquement ces données dans la base de données. Vous pouvez également lancer une requête à l'aide de l'appareil et accéder directement à l'enregistrement correct.

8. Copies arbitraires et illimitées

Comme l'accès à une table n'est possible que par un seul utilisateur à la fois, les tables sont copiées n fois et stockées localement. Il y a encore beaucoup d'entreprises qui calculent les prix de vente à l'aide d'Excel. Le problème n'est pas qu'ils le font avec Excel, mais que chaque vendeur a une copie stockée quelque part. Chacun a sa propre base de calcul des prix de vente. La croissance incontrôlée est préprogrammée et le contrôle est perdu.

Conclusion 

Tout cela ne veut pas dire que les tableurs sont mauvais. Ils ne le sont pas. Ils ne sont tout simplement pas une alternative à une véritable base de données.

Si vous vous trouvez dans une ou plusieurs des situations citées ci-dessous, nous vous conseillons vivement de passer à une base de données :

• quelques centaines d’enregistrements
• des connexions (liens) entre différents enregistrements
• accès simultané par plusieurs utilisateurs
• triage et filtration fréquents
• requêtes diverses pour analyser les données
• automatisation d’acquisition de données

 Aletis vous conseille et vous aide à passer du tableur à la base de données. Nous vous conseillons d’utiliser Ninox, car vous obtenez très rapidement une solution professionnelle : une base de données et une interface conviviale sur PC, tablette et Smartphone.