Finger Weg von Excel und Co.

Die Vorteile einer Datenbank

Tabellenkalkulationen sind keine Datenbanken. Hören Sie auf, sie wie eine zu benutzen.

Excel, Numbers und Spreadsheet sind sicher tolle Werkzeug, aber man sollte sie wie jedes Werkzeug für das Benutzen, wofür sie entwickelt wurden. Wir möchten Sie hier auf die Risiken und die Grenzen dieser Tabellenkalkulationen aufmerksam machen und Ihnen eine sehr Gute alternative vorstellen.

Die Grenzen Excel, Numbers, Spreadsheet und Co.

1. Datenmenge

Tabellenkalkulationen sind nicht mehr auf 65.000 Zeilen beschränkt (alte Excel-Datei .xls), aber es gibt immer noch eine Grenze. Laut Microsoft begrenzt Excel die Gesamtzahl der Zeilen in einer Kalkulationstabelle auf 1’048’576 und die der Spalten auf 16’384. Und es gibt noch ein paar andere Höchstwerte zu beachten, von denen einige merkwürdig spezifisch sind.

• Zellen können bis zu 32’767 Zeichen enthalten.
• Jedes Arbeitsblatt kann bis zu 65’530 Links enthalten.
• Das früheste Datum, das Sie für Berechnungen festlegen können, ist der 1. Januar 1900.
• Das weiteste Datum in der Zukunft, das Sie für Berechnungen verwenden können, ist der 31. Dezember 9999.
• Diagramme können Daten von bis zu 255 Arbeitsblättern einziehen.

Google Sheets hat auch Grenzen: ein Arbeitsblatt kann insgesamt fünf Millionen Zellen haben, und Sie können keine Zellen mit mehr als 50.000 Zeichen importieren.

Die überwiegende Mehrheit der von Ihnen erstellten Tabellenkalkulationen wird niemals an diese Zahlen heranreichen. Aber einige werden es tun, und es ist wahrscheinlich eine gute Idee, schon lange vorher über einen Wechsel zu einer Datenbank nachzudenken, und zwar aus allen möglichen Gründen. Lassen Sie uns einige der Unterschiede zwischen Datenbanken und Tabellenkalkulationen durchgehen.

2. Ansicht – Benutzerfreundlichkeit

Tabellenkalkulationen zeigen Ihnen alles, immer und überall.

Öffnen Sie eine Tabellenkalkulation, und Sie werden alles sehen - zumindest alles auf dem aktuellen Arbeitsblatt. Das ist manchmal großartig, bis Ihre Datenmenge zu sehr wächst und Ihr Computer zum Stillstand kommt. Angenommen, Sie besitzen keinen Supercomputer, dann geschieht dies lange bevor Sie an die oben genannten Grenzen stoßen - insbesondere, wenn Sie einen Haufen Formeln und Skripte laufen haben.

Datenbanken speichern derweil Daten hinter den Kulissen. Sie laden nur das, was Sie benötigen, wenn Sie es anfordern, das heisst Sie werden nicht jedes Mal, wenn Sie einen bestimmten Datensatz abrufen müssen, den Ventilator Ihres Laptops surren hören. Wenn Sie nicht mehr in der Lage sind, etwas Wertvolles aus der Betrachtung Ihres Blattes herauszuholen, sollten Sie wahrscheinlich eine Datenbank für diese Aufgabe einrichten.

3. Sortieren und filtern

Tabellenkalkulationen eignen sich nicht gut zum Filtern oder Abfragen.

Tabellenkalkulationsprogramme bieten einige Filter- und Abfragefunktionen, aber es gibt einige Vorbehalte. Wenn Sie beispielsweise Daten in einer bestimmten Reihenfolge sehen möchten, müssen Sie in der Regel Änderungen am Blatt selbst vornehmen.

Datenbanken hingegen ermöglichen wirklich spezifische und schnelle Abfragen und Berichte, ohne die Daten tatsächlich zu beeinflussen. Dies ist eine viel sauberere Art und Weise, Daten abzurufen. Wenn Sie die Daten regelmäßig auf unterschiedliche Weise anordnen müssen, ist eine Datenbank die bessere Wahl.

4. Daten Konsistenz

Tabellenkalkulationen bieten standardmäßig keine Datenvalidierung - das heißt, wenn eine Spalte zum ersten Mal hinzugefügt wird, können Sie eingeben, was immer Sie wollen, wo immer Sie wollen.

In der Zwischenzeit ermöglichen Datenbanken die Datenintegrität: Das System prüft, ob die von Ihnen eingegebenen Daten sinnvoll sind oder nicht. Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen ist dies in die Einrichtung selbst eingebaut. Wenn Sie einer Datenbank eine Spalte hinzufügen, geben Sie den erwarteten Datentyp und die Einschränkungen zusammen mit dem Spaltennamen an. Im Falle des Alters bedeutet dies, dass die Daten auf eine tatsächliche Zahl überprüft werden. Dies kann Ihnen eine Menge Kopfschmerzen ersparen.

Hier folgt eine Tabelle, um diese Inkonsistenz darzustellen.

Das Excel wird Sie nicht darauf aufmerksam machen, dass die Datensätze falsch sind oder fehlen. Bei einer grossen Datenmenge sind solche Vorkommnisse nicht auzuschliessen.

5. Datenbanken sind besser im Herstellen von Verbindungen

Dies ist ein wenig technisch, aber Tabellenkalkulationen sind irgendwie statisch. Jede Tabellenkalkulation und jedes Arbeitsblatt sind mehr oder weniger voneinander getrennt. Sie können dies durch Formeln ändern, indem Sie Informationen von anderen Stellen heranziehen, aber das ändert nichts an der Tatsache, dass es sich dabei um getrennte Einheiten handelt.

Datenbanken sind in der Regel standardmäßig relational. Das bedeutet, dass Sie ein Datenelement an einer Stelle aktualisieren können, während es an allen anderen Stellen automatisch aktualisiert wird.

6. Gleichzeitige Benutzung der Daten

Eine Tabellenkalkulation kann immer nur von einem geändert werden. Wenn die Tabelle einmal geöffnet wurde, kann kein zweiter Benutzer diese öffnen und Daten erfassen.

7. Automatische Datenerfassung, automatischer Zugriff auf richtigen Datensatz

Mit einer Lösung wie Ninox, können Sie mittels einem Tablett oder einem Smartphone QR-Code und Barcode lesen und diese Daten automatisch in die Datenbank einfügen. Sie können auch eine Abfrage mittels dem Gerät starten und direkt auf den richtigen Datensatz zugreifen.

8. Willkürliche Kopien

Da der Zugriff auf eine Tabelle nur von einem Benutzer auf einmal möglich ist, werden die Tabellen n-Mal kopiert und lokal gespeichert. Es gibt noch sehr viele Firmen, die Verkaufspreise mittels Excel berechnen. Das Schlimme dabei ist nicht, dass sie es mit Excel machen, aber dass jeder Verkäufer eine Kopie irgendwo gespeichert hat. Jeder hat seine eigene Grundlage, um Verkaufspreise zu berechnen. Der Wildwuchs ist vorprogrammiert und die Kontrolle verloren.

Fazit

All dies bedeutet nicht, dass Tabellenkalkulationen schlecht sind. Das sind sie nicht. Sie sind nur keine Alternative zu einer tatsächlichen Datenbank.

Wenn Sie sich in einer oder mehreren der unten aufgeführten Situationen befinden, raten wir Ihnen dringend, auf eine Datenbank zu wechseln:

• ein paar hundert Einträge
• Verbindungen (Links) zwischen verschiedenen Datensätzen
• Gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Benutzer
• häufiges Sortieren und Filtern
• verschiedene Abfragen zum Analysieren der Daten
• Automatisierung der Datenerfassung

Aletis berät Sie und hilft Ihnen beim Wechsel von der Tabellenkalkulation zur Datenbank. Wir raten Ihnen, Ninox zu nutzen, denn Sie erhalten sehr schnell eine professionelle Lösung: eine Datenbank und eine benutzerfreundliche Bedienoberfläche auf PC, Tablet und Smartphone.